У нас была похожая ситуация, когда перешагнули в штате за 80 человек. Чёткой системы не было. Пока не внедрили цифровой инструмент. Посмотрели несколько решений, остановились на https://hr-chain.ru/. Там модуль адаптации сделан удобно: заводишь чек-листы под разные роли, привязываешь наставника, ставишь контрольные точки. Новый сотрудник видит свой план, HR в реальном времени видит, где зависло. И главное — аналитика по срокам: через месяц уже можно было посчитать, что средний срок входа сократился почти на треть. Раньше гадали, кто успешно адаптировался, а кто нет. Теперь видно по цифрам по каждому отделу. Советую начать именно с такого модуля.