Добрый день, заведите хранение электронного архива и все. У вас все документы будут находиться в электронном виде. В любое время и из любого места, где есть интернет вы получите к ним доступ. При чем дата создания документа никак не повлияет на поиск. К тому же вы можете ограничить доступ к архиву или вообще запретить какому-нибудь из пользователей. На самом деле электронный архив очень удобный. Мы уже его давно завели и очень рады этому. Поэтому если хотите оптимизировать ведение документов, то думаю, что и вам лучше к нему подключится.